El rol del ATS en la selección de personal: ¿cómo funciona?

Entras a redes profesionales como LinkedIn y ves un montón de posts y personas prometiendo optimizar tu CV a prueba de ATS, y que de esa forma pases el filtro de la IA. Pero, para empezar, no todos saben qué es un ATS.

Hoy en día, comprender qué es esta herramienta y cómo funciona es esencial para quienes buscan empleo. En este artículo te compartimos una visión completa sobre este software, tips prácticos y errores frecuentes que deberás evitar a fin de que tu CV no solo sea visto, sino también considerado por los empleadores.

¿Qué es un ATS?

Como una de las tecnologías clave en constante evolución en el ámbito de selección de personal, este software es utilizado por muchas empresas para organizar las candidaturas.

El ATS es el sistema de seguimiento de candidatos (a en inglés). Es una herramienta tecnológica clave utilizada principalmente por los reclutadores para gestionar enormes volúmenes de candidaturas de forma eficiente.

Te invitamos a verlo como si fuera un asistente virtual quien tiene la responsabilidad de gestionar los currículums, y organizarlos de acuerdo con nivel de compatibilidad que tengan con la vacante. En resumen, gestiona todas las solicitudes en una base de datos.

Este software se ha convertido en una herramienta clave gracias a que ha permitido optimizar el proceso de reclutamiento, desde la búsqueda hasta la contratación, automatizando tareas repetitivas.

Su propósito es ayudar a los reclutadores para realizar varias tareas:

• Filtrar CV por su contenido.
• Coordinar entrevistas.
• Establecer comunicación con candidatos.
• Administrar pruebas psicométricas

Cada ATS funciona de forma diferente, puede ser personalizado y configurado de acuerdo con las características que indique el empleador.

¿Cómo funciona un ATS?

Esta nueva herramienta consiste en un software que ayuda a administrar y automatizar tareas repetitivas del proceso de reclutamiento y contratación. Esto permite acelerar la gestión de candidatos, y así los empleadores pueden minimizar los plazos para cubrir las vacantes, comenzando por publicar una oferta laboral para realizar el seguimiento de todas las actividades de selección de personal.

Los ATS se configuran de acuerdo a la búsqueda que maneje el reclutador. Esto permite analizar los CVs y filtrar las palabras clave que mejor se adaptan a las necesidades de la organización.

A continuación, te explicamos algunas de las funciones más importantes que cumplen estos sistemas hoy en día:

• Recepción de candidaturas: permiten que los candidatos suban sus CVs e información de contacto por medio de una plataforma en línea, facilitando el almacenamiento y organización de estos en una base centralizada.
• Filtro inteligente: apoyándose en las keywords (palabras clave) relevantes y los parámetros establecidos, esta herramienta filtra cada hoja de vida para identificar a quienes cumplan con la mayoría de los requisitos.
• Clasificación automatizada: clasifican cada perfil de acuerdo a su relevancia. Para ello, usan palabras clave que se relacionen con la experiencia, habilidades y requisitos que busca el reclutador, permitiéndole enfocarse en los candidatos más prometedores.
• Seguimiento de los candidatos: ofrece una visión clara sobre el progreso de los postulantes en el proceso de selección, mejorando la eficiencia y organización en las distintas etapas del proceso de selección.
• Integración con otras herramientas: los ATS más avanzados pueden integrarse con otras plataformas digitales, ofreciendo una experiencia de reclutamiento más cohesiva y completa.
• Análisis predictivo: los modelos más nuevos permiten calcular un estimado del nivel de éxito que tendrá el candidato para el cargo en específico, tomando como referencia las tendencias y datos históricos en su hoja de vida.
• Comunicación con los candidatos: el software también facilita la comunicación entre reclutador y postulante, ayudando a que el proceso sea más transparente y rápido.

Consejos para optimizar tu CV

La manera en que un sistema de seguimiento de candidatos entiende los currículos incentiva entre, entre los postulantes, un esquema más conciso y directo de preparar un CV.

Estos consejos te ayudarán a preparar un documento más centrado y enfocado.

Incluye las keywords pertinentes

Sé estratégico y usa la oferta laboral como base para personalizar tu CV de acuerdo con las responsabilidades y requisitos del puesto que postules.

Formato de archivo adecuado

Cerciórate de que tu CV esté guardado con un formato compatible como docx o pdf. Usar un formato incorrecto ocasionará que tu CV sea descartado.

No recomendamos la versión descargada de tu perfil de LinkedIn. Además de incluir información que puede no servirte, los ATS tienden a no procesar bien este archivo.

Títulos de sección estandarizados

Asegúrate de identificar claramente las secciones clásicas de “habilidades”, “experiencia laboral” y “formación académica”, ya que los ATS están diseñados para identificar estas categorías. Por lo tanto, es crucial que tu CV mantenga ese esquema.

Específico y cuantitativo

Reemplaza un listado de tareas genéricas que empiezan con "utilizar" o "hacer", por verbos de acción relacionados con tu nivel de responsabilidad como "implementé", "gestioné" o "desarrollé".

De ser posible, coloca también datos cuantitativos. Por ejemplo:

• Reduje los costos operativos en un 20%.
• Lideré a un equipo multidisciplinario de 9 profesionales.
• Implementé un nuevo protocolo que disminuyo los reclamos en un 47%.

Fuentes y Estilos

A lo largo del CV mantén fuentes estándar como Calibri, Arial, Verdana, Time New Roman o Trebuchet MS de 10 a 12 puntos. Estas tipografías son más sencillas de escanear por el software.

Autodescubrimiento profesional

Antes de pulir la redacción, tómate el tiempo para identificar tus habilidades más valiosas, aquellas que necesitas desarrollar y los patrones en tu trayectoria. Aclara tus metas profesionales.

Para diferenciarte de otros candidatos, además de reflejar qué has hecho, indica cómo lo has hecho, ya que tu forma de resolver problemas es única. (Recuerda: no delegues toda la redacción de tu CV a la IA, no dudes en utilizar tu pensamiento crítico).

Palabras clave relevantes para incluir en tu currículum

Indudablemente son la base de los ATS. Estas las podemos encontrar en habilidades técnicas, herramientas específicas, títulos de empleo anteriores, certificaciones y competencias mencionadas en la oferta de empleo. Ten cuidado: no es copiar el texto literal de la oferta.

Estudia la oferta laboral

Identifica los términos relevantes y que se repitan, como “Excel”, “gestión de proyectos” o “estrategias de marketing”. Esto te permitirá personalizar tu solicitud a la vacante. No uses el mismo CV para todo.

Apóyate con herramientas en línea

Existen diversas plataformas (también de IA) que pueden ayudarte a comparar tu currículo con la descripción del puesto detectando palabras claves faltantes.

Eso sí, si vas a utilizar IA que sea como herramienta de apoyo, algunos ATS también la detectan e inclusive pueden evitar que tu candidatura llegue al reclutador.

Concreta tus habilidades

Si ves que en una oferta piden dominio en "Python", no dudes en especificarlo de esa manera en tu CV. O si mencionan “copywriting”, inclúyela tal cual en lugar de “escribir artículos persuasivos”.

Errores comunes que dificultan la lectura para un ATS

No satures las palabras clave

Quizás hayas oído hablar del "keyword stuffing" (repetir palabras clave de forma excesiva). Tus palabras claves deben estar contextualizadas y no como un simple listado.

Evita información irrelevante

Asegúrate de que solo incluyes datos pertinentes para el puesto al que aplicas, ya que la información no relacionada puede restar fuerza a tu candidatura.

Formatos de archivos incorrectos

No uses aquellos formatos que no puedan ser leídos por el software como gráficos o imágenes (tampoco te excedas con las columnas).

Errores ortográficos y gramaticales

Cualquier error puede causar que el ATS descarte tu CV, así que revisa detalladamente antes de enviarlo.

Para esto sí puedes apoyarte en el uso de la IA para que revise el CV antes de enviarlo.

Acrónimos o abreviaturas

Si bien algunas abreviaturas son muy comunes, es preferible que utilices términos completos, para evitar confusiones en el algoritmo.

Evita elementos gráficos complejos

Por mucho que nos encanten los diseños de Canva, no es recomendable que hagas de tu CV una gran obra de arte, con gráficos, varias columnas, cuadros de texto, tablas, imágenes, varias tipografías y colores o formatos no estándar. Los ATS no son buenos para interpretarlos, prefiriendo formatos limpios, concisos y centrados en el texto.

Si evitas estos errores, podrás crear un CV compatible con los ATS que te permita destacar tus competencias y trayectoria laboral de la mejor manera posible.

¿Cómo saber si la empresa utiliza ATS?

Existen dos maneras para darte cuenta.

1. Tras enviar tu solicitud, lo más seguro es que te llegue un correo para que rellenes más datos ahí, o la misma web de la empresa te lleva directo.
2. Se ha vuelto frecuente que varios portales de empleo que utilizan las empresas ya cuenten con un ATS integrado, por lo que será redirigido automáticamente al mismo cuando presentes tu candidatura.

¿Sabías que hay una forma sencilla de probar si tu CV puede ser leído por los ATS e incluso cualquier IA? Antes de postular, asegúrate de que el documento permita seleccionar y copiar el texto; esto indica que el software puede leer su contenido.

Después, carga tu documento en una IA (como ChatGPT o Gemini) y pide los datos de tu CV. Si te responde con errores o datos inexistentes, deberás rediseñar el archivo para aumentar tus posibilidades de que sea leído correctamente. No utilices pantallazos, formato imagen o perfil descargado de LinkedIn, pueden ser ilegibles para el ATS.

¿Cómo afecta un ATS a los candidatos en pleno proceso de selección?

Estos software pueden impactar tanto positiva como negativamente en la experiencia de los postulantes, de acuerdo con cómo se hayan configurado y sean utilizados.

Pros:

• Rapidez: reducen el tiempo en que un candidato espera para obtener respuesta por su aplicación.
• Actualizaciones automáticas: algunos sistemas informan sobre el estatus de la solicitud en tiempo real, mejorando su experiencia.

Contras:

• Descarte automático: un CV que no esté optimizado con palabras clave relevantes, ni que tenga un formato adecuado, puede ser descartado por el sistema.
• Falta de retroalimentación: hay ATS que no brindan detalles sobre por qué un CV fue descartado, lo cual puede causar frustración en el postulante.

A medida que nos adentramos en una era más digitalizada, es esencial que tanto el reclutador como el candidato entiendan y tengan la capacidad de adaptarse a la pregunta del millón: "¿Qué es un ATS y por qué se han vuelto tan esenciales?", ya que el quid de la cuestión, es sobre cómo hacer que el acceso a las oportunidades laborales sea más equitativo y eficiente.

Tu experiencia y talento merecen ser vistos. En lugar de verlo como un obstáculo, piensa en el ATS como una herramienta que está a tu alcance para dominar. Optimizar tu CV empleando un formato limpio, una estructura bien definida y palabras clave relevantes, establecerá la diferencia entre ser descartado u obtener la entrevista que te lleve al trabajo que desees.